Utiliser OneNote pour des réunions « Lean » / CHAPITRE 2

Devinette : pour gérer efficacement vos réunions, qu’est-ce qui est plus puissant qu’un fichier OneNote ? 

Un fichier OneNote partagé !

Un fichier OneNote partagé est un fichier OneNote auquel ont accès toutes les personnes que vous aurez autorisées. Par exemple tous les participants à votre réunion de réseau hebdomadaire.

Cela permet aux participants d’une réunion régulière :

• De préparer la réunion en complétant l’ordre du jour => ADIEU les innombrables mails échangés pour fixer un ordre du jour et es pense-bêtes collés au PC "ajouter Projet K à l'ordre du jour de la réunion réseau"
• De stocker les supports qui vont être présentés => ADIEU la corvée de collecte des supports et mise à disposition des participants
• De se partager la rédaction du compte-rendu en « live » => ADIEU les notes prises sur papier "parce que je ne peux pas présenter et prendre des notes en même temps" (bien que techniquement cela soit tout à fait faisable mais nous verrons cela une autre fois), ADIEU les désaccords sur le contenu d'un relevé de décisions puisque tout le monde y a accès en direct
• D’avoir facilement accès à l’ensemble des comptes-rendus => ADIEU la fastidieuse gestion documentaire des compte-rendus

Comment partager un classeur OneNote ?

Il y a plusieurs manières de partager un fichier : mettre son PC en réseau, mettre le fichier sous le cloud, etc. Je vais prendre ici le cas le plus fréquent dans les entreprises. 

J'admettrai donc que votre PC est connecté au même réseau local que les PC des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager un fichier OneNote et que vous disposez d'un disque partagé sur un serveur :

• Il faut alors commencer par déplacer le bloc-note sur le disque partagé. Chaque bloc-note est en fait un fichier avec une extension .one. Par défaut, ce fichier se stocke dans un répertoire "Blocs-notes OneNote" sur votre disque. Il suffit donc de couper-coller le fichier .one dans un dossier sur le disque partagé. 
• Faites ensuite un clic droit sur le nom du dossier et ouvrez ses Propriétés. Cliquez sur l'onglet Partage, puis sur Partage Avancé. 
  
  
  

• Vous pouvez alors gérer les autorisations d'accès à votre bloc-note et autoriser des personnes en lecture ou en modification.

• Ensuite, ouvrez OneNote et allez sur le bloc-note que vous souhaitez partager. Cliquez sur le menu "Partager" puis sur l'icône "Partager ce bloc-note.
  

• Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur "Réseau" puis indiquez l'emplacement du fichier sur votre disque partagé (vous pouvez le copier coller depuis la barre d'adresse de votre navigateur Windows).
  

• Une fenêtre vous invitant à envoyer le lien de votre OneNote par messagerie s'ouvre alors. En cliquant, vous générez un mail avec l'adresse réseau du bloc-note que vous pourrez envoyer à vos contacts.

Vous avez maintenant une trame type pour vos réunions, vous partagez votre classeur OneNote avec votre réseau, que de temps gagné déjà ! Mes amis du Lean diraient que la chasse au muda/muri/mura (en d'autres termes la chasse aux gaspillages) a été fructueuse !

Dans le prochain chapitre, nous verrons à quel point OneNote a pensé à tout en ce qui concerne la gestion collaborative de blocs-notes.

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