Rédiger ses processus : Powerpoint, Word, ou Excel ?

Ça y est vous êtes décidés, vous vous lancez dans une démarche processus, très bien ! Mais quel outil utiliser ? Powerpoint ? Word ? Excel ? 

Voici un comparatif pour vous aider à choisir.

Utiliser OneNote pour des réunions « Lean » / CHAPITRE 3

En plus de permettre un formatage et un partage centralisé des compte-rendus de réunion, OneNote assure un versionning et un traçage des modifications qui en font un outil ultra puissant.

Utiliser OneNote pour des réunions « Lean » / CHAPITRE 2

Devinette : pour gérer efficacement vos réunions, qu’est-ce qui est plus puissant qu’un fichier OneNote ? 

Un fichier OneNote partagé !

Un fichier OneNote partagé est un fichier OneNote auquel ont accès toutes les personnes que vous aurez autorisées. Par exemple tous les participants à votre réunion de réseau hebdomadaire.

Cela permet aux participants d’une réunion régulière :

• De préparer la réunion en complétant l’ordre du jour => ADIEU les innombrables mails échangés pour fixer un ordre du jour et es pense-bêtes collés au PC "ajouter Projet K à l'ordre du jour de la réunion réseau"
• De stocker les supports qui vont être présentés => ADIEU la corvée de collecte des supports et mise à disposition des participants
• De se partager la rédaction du compte-rendu en « live » => ADIEU les notes prises sur papier "parce que je ne peux pas présenter et prendre des notes en même temps" (bien que techniquement cela soit tout à fait faisable mais nous verrons cela une autre fois), ADIEU les désaccords sur le contenu d'un relevé de décisions puisque tout le monde y a accès en direct
• D’avoir facilement accès à l’ensemble des comptes-rendus => ADIEU la fastidieuse gestion documentaire des compte-rendus

Comment partager un classeur OneNote ?

Utiliser OneNote pour des réunions « Lean » / CHAPITRE 1

AVANT, à chaque réunion, je prenais mon CAHIER. Ce merveilleux petit objet que l’on utilise tous depuis la maternelle !

AVANT, je notais ce qui c’était dit lors de la réunion dans mon CAHIER.




Et  DANS LE MEILLEUR DES CAS,

• Je parvenais à me RELIRE.
• Je pensais à ajouter les actions qui me revenaient sur un POST-IT de choses à faire (ma « to do list », je suis sûre que vous en avez une aussi).
• Je retranscrivais mes écrits dans un MAIL pour en faire un compte-rendu.
• Avant la réunion suivante, je recherchais ce compte-rendu dans mes mails envoyés (recherche sur la date ou sur les destinataires du mail ou sur le nom exotique de la réunion ou sur…).
• J’envoyais un nouveau MAIL pour fixer l’ordre du jour. Après en moyenne 5 échanges de MAILS  supplémentaires, j’envoyais un ordre du jour définitif..

DANS BIEN DES CAS, les notes prises sur mon CAHIER demeuraient ad vitam la seule trace de cette réunion…

Maintenant j'utilise OneNote et ça change tout !

Comment utiliser OneNote pour gagner du temps

AVANT, PENDANT et APRES vos  réunions ?