Rédiger ses processus : Powerpoint, Word, ou Excel ?

Ça y est vous êtes décidés, vous vous lancez dans une démarche processus, très bien ! Mais quel outil utiliser ? Powerpoint ? Word ? Excel ? 

Voici un comparatif pour vous aider à choisir.

Mes critères de choix : 

1. Maniabilité des dessins / des formes : ce critère est essentiel et ceux qui ont déjà engagé une démarche processus ne me contrediront pas.
2. Traçabilité des modifications : lors de la mise à jour du processus ou si sa rédaction est collective, la traçabilité des modifications peut être très utile.
3. Gestion documentaire : en fonction de la volumétrie de vos processus, l'une de vos problématiques peut être leur ordonnancement et leur classement dans un même document.
4. Étendue / Impression : il faudra choisir entre une page très large et une impression "propre"...

POWERPOINT : 

1. Maniabilité des dessins / des formes : PowerPoint propose il me semble une vraie maniabilité au niveau des formes. A noter tout de même qu'en mode portrait l'écran a tendance à se recentrer tout seul après chaque modification ce qui n'est pas pratique pour travailler sur le haut ou le bas de la page...
2. Traçabilité des modifications : L'outil Révision dans Powerpoint se limite à la possibilité d'ajouter des commentaires. Impossible donc de visualiser simplement les modifications effectuées.
3. Gestion documentaire : Si vous avez de nombreux processus à mettre dans un même document, Powerpoint vous fournira des fonctionnalités limitées pour les organiser mais le mode plan vous aidera tout de même à créer facilement une table des matières.
4. Étendue / Impression : Avec Powerpoint, la taille de la page étant limitée, l'impression se fera très facilement. Par contre les très gros schémas auront du mal à trouver leur place (malgré l'utilisation de mise en page de taille A3 par ex).

WORD :

1. Maniabilité des dessins / des formes : La version Word 2010 est bien améliorée en termes de production de schéma. Néanmoins certains "bugs" persistent : lorsque l'on utilise des flèches de type connecteur, les points d'ancrage n'apparaissent pas; lorsque l'on fait F2 pour ajouter du texte dans la forme, le curseur n'apparaît pas, etc. La gestion de la position du dessin par rapport au texte complique également l'utilisation.
2. Traçabilité des modifications : Sous Word, en mode révision, chaque modification est soulignée et on peut associer un commentaire à un groupe de mots. C'est très patiques lorsque l'on communique sur une mise à jour du processus...
3. Gestion documentaire : Avec Word, vous pourrez agencer vos processus dans un document structuré avec des titres de niveau 1, 2, 3, etc. et créer une table des matières automatique.
4. Étendue / Impression : Comme dans Powerpoint, la taille de la page étant limitée, l'impression se fera très facilement mais vous vous y sentirez parfois à l'étroit...

EXCEL : 

1. Maniabilité des dessins / des formes : Excel est comparable à Word en termes de maniabilité des formes avec quelques petits défauts un peu pénibles (par exemple le raccourci F2 qui ne fonctionne pas pour saisir du texte dans une forme). Néanmoins, certains formats de processus tels que la matrice RASCI sont tout à fait adaptés pour Excel.
2. Traçabilité des modifications : L'outil Révision d'Excel est similaire à celui de PowerPoint : pas de traçabilité des modifications.
3. Gestion documentaire : L'agencement sous Excel se fait assez naturellement avec les onglets. Mais la table des matières ne se crée pas toute seule…
4. Étendue / Impression : Dans Excel, on n'est pas limité en termes de taille de page. Cela permet de gérer des logigrammes de taille importantes mais l'impression est parfois périlleuse…

MON CHOIX : 

Après avoir rédigé des dizaines de processus sur Excel, Word et PowerPoint, je choisis PowerPoint car le critère de maniabilité me semble l'emporter sur les autres (il peut-être la source d'importants gaspillages). J'ai vu des personnes maudire des démarches processus simplement parce-que la création de logigrammes sous Word (surtout dans ses précédentes versions) était un vrai casse-tête...

Si cela vous intéresse, dans un prochain article je vous parlerai d'Aris et de Visio.